A distanza di diversi anni dalla nascita della PEC non sembrano quindi esserci più ostacoli perché questa tecnologia si diffonda, così come avvenuto con le email classiche ormai divenute uno strumento quotidiano di comunicazione anche e soprattutto in ambito professionale. Ma la diffusione non sembra ancora essere riuscita a raggiungere i livelli sperati.

Professionisti e pubbliche amministrazioni, quindi, sono ora chiamati a mettersi in regola dotandosi di un proprio indirizzo di PEC.

Ricordiamo che la posta elettronica certificata, permettendo di inviare e ricevere messaggi con la stessa validità di una raccomandata con ricevuta di ritorno, è finalizzata ad attribuire validità giuridica alla stessa comunicazione telematica, assicurando paradigmi standard di comunicazione sicura e agevolando la strada verso la Pubblica Amministrazione digitale. Questo come noto porterà indubbi vantaggi anche alle imprese, a livello di velocizzazione e semplificazione della burocrazia, ma come spesso accade nel campo delle nuove tecnologie anche la diffusione della Pec dovrà scontrarsi con numerose difficoltà di carattere operativo.

I dati relativi agli ultimi due mesi del 2009 rilevavano oltre 70 mila domini, oltre 1.350 milioni di caselle e oltre 43 milioni di messaggi scambiati, per una crescita di domini rispetto all’anno precedente del +216% e di caselle di pec di +350, mentre il numero di messaggi scambiati è cresciuto in maniera più modesta, facendo registrare un comunque positivo +41%.

La normativa, in particolare l’ultimo decreto anti-crisi (Legge 2/2009), ha recentemente tentato di dare una spinta alla diffusione della PEC, prevedendo una serie di obblighi che ne promuovono l’impiego.

Si parte dalle imprese costituite in forma societaria, le quali sono tenute a dare indicazione del proprio indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle imprese, se nuove il dato va inserito nella domanda di iscrizione altrimenti la comunicazione dovrà avvenire entro tre anni dalla data di entrata in vigore del decreto, ovvero entro il 29/11/201.

Per quanto riguarda invece i professionisti e i relativi ordini professionali la norma prevede l’obbligo di comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Gli ordini devono poi “pubblicare in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata”.

Anche per compensare un certo ritardo accumulato dai professionisti nel dotarsi di una propria casella di posta elettronica certificata (la prescrizione di legge aveva definito come termine ultimo lo scorso 28 novembre 2009), alcuni ordini professionali si stanno operando per promuovere la diffusione di caselle PEC offrendole in modo gratuito ai propri iscritti, o riducendo il costo totale di acquisto.

Un ritardo che rende evidente anche la mancanza di una adeguata predisposizione tecnica e di un’appropriata cultura digitale che faccia realmente comprendere quale sia la spinta innovativa che la PEC potrebbe dare ai processi e alle procedure amministrative, rendendoli più flessibili, rapidi ed economici. E’ evidente che un ruolo cruciale è ricoperto dalle PA e dalle loro capacità di rendere disponibili dei servizi che utilizzino la posta certificata come meccanismo trasmissivo. Servirebbe inoltre una più appropriata campagna informativa da parte del Governo, possibilmente correlata con interventi formativi per illustrare a funzionari, imprese e cittadini come utilizzare al meglio la PEC.

Un esempio concreto di applicazione della PEC è il suo possibile utilizzo nelle procedure di gara, che potrebbero essere rese accessibili esclusivamente mediante PEC, oppure nella comunicazione tra aziende che hanno la necessità di scambiare informazioni tenendo traccia della data di invio per verificare il rispetto di determinati vincoli e tempistiche contrattuali.

Tratto da un articolo di Noemi Ricci per PMI